Le perturbateur est parmi nous. Dans les réunions, les rencontres, les salles de classe et même dans la famille. Et parfois, Oops! un moment d’inattention et voilà nous glissons dans sa peau..sans s’en apercevoir. Emprunter sa peau peut nous faire perdre le respect de notre entourage. Si sa visite s’annonce, fermer la fenêtre de l’égo à double tour, ouvrez grand la porte de l’élégance et entrez-y:
- Mettez-vous en mode écoute : Écoute est le mot qui tourbillonne dans votre tête. N’interrompez pas la personne qui a la parole afin d’essayer de répliquer et si vous devez le faire, levez la main. Restez centré sur ce que la personne exprime. Regardez-la et maintenez le rapport. C’est une stratégie gagnante assurée (voir article, Créer le rapport avec votre interlocuteur).
Suggestions :
- Regardez la personne et levez la main (ou autre règle établie) pour prendre la parole.
- Fixez votre attention et adoptez le même rythme de respiration de la personne qui parle.
Soyez élégant – soyez à l’écoute!
- Le code social universel – élément crucial : Autant que possible, faites-en une habitude saine. La ponctualité est de mise pour l’heure de début, l’heure de fin et la durée de toute rencontre. Incluez ces simples règles dans votre code d’éthique personnel. Un pépin? Facile à gérer ..vous n’avez qu’à aviser les participants ou l’organisateur. Les moyens de communication abondent (message texte, courriel, téléphone, etc.). Donc, pas d’excuse!
Suggestions :
- Arrivez à l’heure
- Terminez à l’heure et respectez le temps alloué
- Un prolongation est nécessaire? : Demandez aux participants si cela leur convient de prolonger. Le temps maximum de prolongation ne devrait pas dépasser 30 minutes.
- Les participants ne peuvent rester ? : Proposez-leur de planifier une autre plage horaire afin de couvrir les sujets en suspens. Faites-le dans les 5 prochains jours. Question de maintenir les discussions dans la mémoire RAM!
Soyez élégamment ponctuel!
- L’organisateur bien chaussé : Vous êtes l’organisateur, soyez bien chaussé! Prévoyez un endroit fermé pour vos rencontres. Les mots flottent, se perdent et se heurtent aux oreilles sensibles au grand air. Et Oops! Une phrase confidentielle devient publique. Cet ordre du jour, qui permet de mettre tous les participants au diapason et surtout de leur permettre de se préparer pour la rencontre, est votre passeport pour tenir une rencontre en toute élégance. L’ordre du jour contient au minimum : l’objectif de la rencontre, les sujets à couvrir, le temps alloué pour chacun d’eux, un résumé des discussions (ou décisions) précédentes pour chaque sujet, s’il y a lieu, et le résultat attendu de la rencontre.
Suggestions :
- Prévoyez des espaces fermés afin de respecter l’environnement
- Envoyez l’ordre du jour à tous les participants au moins 24 heures avant la rencontre.
- Demandez aux participants si d’autres sujets doivent être couverts – et pensez à mentionner le délai accordé pour les recevoir.
- Ajoutez les sujets reçus et renvoyez l’ordre du jour amendé et mentionnez que celui-ci a été amendé suite aux besoins de chacun.
Soyez élégamment chaussé!
- Votre parole est élégante et impeccable : C’est l’autoroute des idées. Elles s’entrechoquent, se croisent, se suivent dans un trafic dense ou dispersé. Certaines seront retenues pour un essai routier et d’autres retournées sur la planche à dessin. Mais en aucun cas, leur provenance et l’intégrité de celle-ci n’est remise en cause. Les échanges ont lieu dans un environnement ou le respect est de mise – code social universel-. Et surtout, les prises de parole se limitent à l’essentiel, trop longues, les participants vont commencer à détourner le regard, à regarder leur montre et à se faire des signes entre eux. Vous observez ces signes ? Il est temps de conclure votre intervention. Encouragez chacun à prendre la parole (par un tour de table par exemple) et respectez ceux qui n’ont rien à ajouter. Ne forcez pas la note!
Suggestions :
- Une idée non retenue ne remet pas en cause la compétence de celui ou celle qui l’a émise. Ce sont les idées qui sont jugées et non les individus.
- Soyez bref et concis dans vos interventions. Limitez vous à l’essentiel.
- Encouragez les participant à émettre leur opinion, sans toutefois insister.
Soyez élégant dans votre parole!
- Le – toute autre tâche connexe et le multi-tâche : Non! Non! Non! Ici, c’est le un à la fois qui est de mise. Pourquoi ? Simple, par respect! C’est le code social universel! Le document que vous n’avez pas encore lu concernant un autre sujet..si ce n’est pas fait..c’est probablement que cela peut attendre. Vos courriels, ils seront encore dans votre boîte de réception à la fin de la rencontre. Et ce fameux téléphone, cet objet intrusif pervers ou fatigué, mettez le en pénitence ou au repos en le retournant et coupez lui le sifflet afin de stopper son intrusion ou lui offrir un moment de silence pour qu’il reprenne ses forces et soit prêt à reprendre du service à la fin de la rencontre.
Suggestions :
- L’attention est maintenue sur la réunion
- Les perturbateurs sont mis à l’écart : Le téléphone au repos, les courriels dans la file d’attente et autre tâche procrastinée (il est ici permis de procrastiner!!)
Votre présence est gage d’élégance!
En résumé : Restez à l’écoute, Restez centré, soyez organisé , encouragez la participation et éliminez les perturbateurs
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MOTS D’ÉLÉGANCE
Se réunir est un début ; rester ensemble est un progrès ; travailler ensemble est la réussite
Quand, dans une réunion, un homme ne dit rien alors que tout le monde parle, on n’entend plus que lui.
Si tu veux aller vite, marche seul mais si tu veux aller loin, marchons ensemble
L' art de l'élégance professionnelle 